Usando Google Docs para preparar los escritos

Una excelente alternativa que tienen los autores para elaborar los contenidos y convertirlos al formato OASIS OpenDocument para su publicación, es la aplicación online Google docs y hojas de cálculo.-

Esta aplicación online permite , entre otras cosas:


  • subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio),

  • utilizar un sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que se ve es lo que se obtiene) para dar formato a los documentos, revisar la ortografía, etc.

  • invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que puedan editar o ver los documentos y hojas de cálculo),

  • editar documentos online con otras pesonas las personas que uno elije,

  • ver el historial de revisiones de los documentos y hojas de cálculo y volver a cualquier versión,

  • publicar documentos y hojas de cálculo online para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en sistemas de blogs,

  • descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, de OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP,

  • enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.


(extractado de una página de ayuda de Google Docs )

Empezando un documento

Se puede empezar desde cero la edición online de un documento , o se puede comenzar subiendo un texto que está en la PC:


Si elige  'Subir'   para comenzar convirtiendo a Google Docs  un archivo existente, el sistema le pide que busque el archivo en su PC ( que puede medir hasta 500kb), y opcionalmente le asigne un nombre :


Para pasar luego en la pantalla de edición del documento, como en cualquier editor de textos, pero onLine:


Usando Google Docs para editar esta nota

Subtítulos


Para el adecuado marcado de subtítulos, utilizar el control de 'estilo' para seleccionar 'encabezado 1' , 'encabezado 2' o 'encabezado 3'



Imágenes


Google Docs ofrece un mecanismo para insertar imágenes varias opciones para controlar cómo se deben ver... nuevamente recordamos la recomendación de  ajustar las imágenes a un tamaño adecuado antes de insertarlas



Insertando una imágen


Guardar el trabajo

Cuando termina de trabajar en el texto, oprima 'Guardar' para que quede en los servidores de Google resguardado su trabajo .- 
Es conveniente hacerlo tambien periodicamente durante la edición del texto.-


Guardar en la PC el escrito en formato OpenDocument


Finalmente , lo que resta es guardar el documento y copiarlo a nuestra PC en el formato  OpenDocument, con la opción 'Guardar como OpenOffice...'  :



Falencias y soluciones

Junto a sus múltiples ventajas, esta aplicación online presenta algunas falencias en relación a su uso para preparar documentos a publicar en Idoneos.-

  • No parece haber una forma de almacenar en el documento la meta-información sobre Título, Tema, Keywords y Descripción.-

  • No se genera tampoco automaticamente la imágen 'Thumbnail' que acompaña a la descripción en nuestras referencias en el sistema.-

  • No parece haber un mecanismo directo para editar los 'epígrafes' de las imágenes

  • Al publicar el documento siempre quedan alineadas las imágenes del modo que uno espera ( aunque ésto parece ser más bien un problema en la conversión en nuestro sistema de publicación y no un defecto de la palicación online

Sin embargo, siempre se puede superar estos inconvenientes editando el documento con OpenOffice.org o StarOffice justo antes de enviarlo para su publicación...de esta manera se pueden seguir aprovechando la ventaja de poder compartir el documento y trabajar en forma colaborativa con otras personas, o de trabajar online en el documento desde cualquier PC.-